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2016.11.10 -

失敗しないノウハウ

飲み会やパーティーの開催日時・場所の連絡はココがポイント

会社の飲み会などの連絡の取り方はメールというのが一般的なようです。
なるべく分かりやすくというのが重要ですが、どんなところに気を付ければいいでしょうか?

メール連絡で気を付けたい事

メールのタイトルは簡潔に。
目立つ記号が入っていると見落としがなさそうです。
内容は、日時、場所、会費、その他、箇条書きにして、見やすくします。
TOとBCCの使い分けではBCCの場合は受け取る側のことも考えて、「BCCで送っています」というような一文を入れる方がよいと思います。
CCで送信の場合は、宛先は上司からの順番にするなど、このあたりのマナーは社内メールと同じように考えましょう。

間違えのないようにしたい開催日時

日時について、連絡メールをたくさんされている方は文章をコピペして書き換えて作成される事があると思いますが、うっかり曜日などを直していなかったなどのミスをしがち。。
日付や曜日の間違いは混乱を招く原因になってしまいます。
訂正メールを送ったとしても、どれが正しいものなのか判らなくなってしまう可能性も。
送信前によく確認しましょう。

場所については詳細まで

メールに記載する最低限の会場情報は以下の3つ。

店名
住所
お店のホームページ(あれば)

場所について、お店の名前はもちろん、支店名があればそちらも記載します。
似たような店名が存在する可能性や、思い違いをされてしまう可能性も考慮しましょう。
近隣に系列店舗が複数あり混乱してしまった…ということもあるためそういった注意点や誰でも分かるような目印になるビルやなどをも必要に応じて記載しておくと親切です。
会場までの所要時間の目安にもなりますので、「駅から○分」という情報は意外と助かるもの。

また、最近は地図アプリに頼るひともいますので、正確な住所やお店の電話番号も役に立ちますね。

店名とグルメ情報サイトのURLだけを書く人もいますが、その情報が間違っていることや変更前の古い情報なこともあります。
よく確認する、他の情報と一緒に連絡するなどして、間違いは未然に防ぎましょう。

いろいろなお店のホームページを見てみるとアクセスの案内は本当に様々。
「駅の〇〇口を背に、〇〇警察署を左手に見て直進〇〇メートル、〇〇個目の信号に〇〇不動産が…」など、とても具体的に記されていることもあります。
下見に行ったのならば、参考にして同様に書いたものを添えてはいかがでしょうか?

当日はテキパキと動けるように

会社の飲み会は、大人数が入れるようですと大きなお店になってくるでしょうし、分かりやすいお店を選ばれると思います。
幹事さんが詳しい道順や場所を説明する機会はないかもしれませんが、もしものときのために、お店までの道順を説明できるよう準備しておく方が良さそうです。
案内メールには幹事の連絡先も記載。
早めに行って、参加者の方をお待ちするくらいの余裕が欲しいところです。
迷った…などの連絡が来た場合は、お店の方に電話代わって説明をお願いするのもひとつの手です。
当日の開始前はバタバタしますが、「もしかしたら電話があるかもしれない…」と着信にも気をつけましょう。
困って連絡をしたのに電話に出てもらえないということは意外とあります。
参加者が「来るまでに大変な思いをした…」という状態から始まる会は、場が温まるまでに時間を要するかもしれません。
また、遅刻者が多いと、会のスタートも締まらないものに。

しっかり準備で当日がラクになる

予定時刻より早目に到着される方、遅れて参加される方もいらっしゃると思いますので、予約者「〇〇会社(幹事の個人名)」で予約してますなどの情報もメールに入れておきたいですね。
お店に入って予約者名を言えばスムーズに案内してもらえます。

最後にメールの内容に誤りがないかもう一度しっかり確認しましょう!
送信前に仲間に確認してもらう方がいいかもしれません。
幹事なので自分では知ってるつもりでいることも、メールには書いていなくて分かりにくいという所があったりします。
皆さんに伝わったか確認のため、期限を切って返信メールをもらうと安心ですね。

幹事の皆さん、会の成功は連絡から!
スムーズな集合は楽しい会の始まりです。

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